Dopo la costituzione del registro delle PEC (INI-PEC) la prossima scadenza riguarda le ditte individuali
Il registro INI-PEC - Con il decreto del Ministero dello Sviluppo economico del 19 marzo 2013 pubblicato sula G.U. del 9 aprile n. 83, viene istituito il registro degli indirizzi di posta elettronica certificata, ovvero un elenco attraverso il quale i cittadini potranno trovare il recapito telematico di imprese e professionisti. Con l’istituzione del nuovo elenco le imprese (sia individuali che in forma societaria) e i professionisti iscritti negli Albi hanno l'obbligo di comunicare il proprio indirizzo Pec al Registro delle imprese e agli Ordini di appartenenza, questi, a loro volta, sono tenuti a comunicare gli indirizzi al Ministero dello Sviluppo economico, che gestirà l'Ini-Pec (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata).
La digitalizzazione degli scambi - Regole di gestione e accesso all'Indice nazionale degli indirizzi PEC, costituiscono un passaggio obbligato verso la completa digitalizzazione degli scambi di dati e informazioni tra professionisti, imprese e pubblica amministrazione, e in tal senso il decreto del 19 marzo scorso costituisce un punto fondamentale verso l’uso della PEC come strumento principale per la comunicazione e le notifiche di atti e documenti informatici.
Prossimo step - Il prossimo appuntamento è quello del 30 giugno, data dalla quale obbligatoriamente anche le imprese individuali dovranno dotarsi di una casella di PEC, e in caso contrario vi sarà l'irrogazione di sanzioni pecuniarie. Le imprese individuali saranno così allineate ai professionisti e alle società.
Prima iscrizione per le ditte individuali - Per le imprese individuali che sono alla prima iscrizione, la mancata indicazione dell'indirizzo di Pec determinerà la sospensione della domanda fino alla sua integrazione, e dopo 45 giorni dalla presentazione della richiesta, questa si considera come non presentata.
Scambi digitali – Altra data da segnare è il prossimo 1° luglio, data dal quale l'articolo 5-bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale (CAD) impone la presentazione delle istanze, dichiarazioni, dati, e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra imprese e pubbliche amministrazioni esclusivamente tramite PEC in tutti i casi in cui non è già prevista una diversa modalità di comunicazione telematica.
Nuova gestione delle mail aziendali - Le nuove disposizioni e i nuovi obblighi in particolare dell’utilizzo e della dotazione obbligatoria della PEC, determinano un nuovo modo di gestire l’utilizzo delle e-mail aziendali, ponendo particolare attenzione nelle diverse fasi di monitoraggio, catalogazione e conservazione in modalità sistematica e organizzata dei messaggi aziendali sia in entrata sia in uscita.
Valore legale del messaggio - Con la PEC i messaggi di posta certificata hanno valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo così la non ripudiabilità del messaggio trasmesso e consegnato. Anche gli stessi contenuti possono essere certificati e firmati elettronicamente assicurandone così l’autenticità e l’integrità dei dati. Inoltre bisogna prestare una maggiore attenzione alle conseguenze legali che si determinano con la trasmissione o la ricezione di un messaggio PEC. Sarà necessario introdurre politiche aziendali relative alla gestione e alla conservazioni dei messaggi di posta certificata, necessità confermata anche dal valore probatorio che la giurisprudenza di merito ha riconosciuto ai messaggi e-mail, ritenuti documenti idonei a fondare il rilascio di decreti ingiuntivi da parte dell'Autorità giudiziaria.
La digitalizzazione degli scambi - Regole di gestione e accesso all'Indice nazionale degli indirizzi PEC, costituiscono un passaggio obbligato verso la completa digitalizzazione degli scambi di dati e informazioni tra professionisti, imprese e pubblica amministrazione, e in tal senso il decreto del 19 marzo scorso costituisce un punto fondamentale verso l’uso della PEC come strumento principale per la comunicazione e le notifiche di atti e documenti informatici.
Prossimo step - Il prossimo appuntamento è quello del 30 giugno, data dalla quale obbligatoriamente anche le imprese individuali dovranno dotarsi di una casella di PEC, e in caso contrario vi sarà l'irrogazione di sanzioni pecuniarie. Le imprese individuali saranno così allineate ai professionisti e alle società.
Prima iscrizione per le ditte individuali - Per le imprese individuali che sono alla prima iscrizione, la mancata indicazione dell'indirizzo di Pec determinerà la sospensione della domanda fino alla sua integrazione, e dopo 45 giorni dalla presentazione della richiesta, questa si considera come non presentata.
Scambi digitali – Altra data da segnare è il prossimo 1° luglio, data dal quale l'articolo 5-bis, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale (CAD) impone la presentazione delle istanze, dichiarazioni, dati, e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra imprese e pubbliche amministrazioni esclusivamente tramite PEC in tutti i casi in cui non è già prevista una diversa modalità di comunicazione telematica.
Nuova gestione delle mail aziendali - Le nuove disposizioni e i nuovi obblighi in particolare dell’utilizzo e della dotazione obbligatoria della PEC, determinano un nuovo modo di gestire l’utilizzo delle e-mail aziendali, ponendo particolare attenzione nelle diverse fasi di monitoraggio, catalogazione e conservazione in modalità sistematica e organizzata dei messaggi aziendali sia in entrata sia in uscita.
Valore legale del messaggio - Con la PEC i messaggi di posta certificata hanno valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, garantendo così la non ripudiabilità del messaggio trasmesso e consegnato. Anche gli stessi contenuti possono essere certificati e firmati elettronicamente assicurandone così l’autenticità e l’integrità dei dati. Inoltre bisogna prestare una maggiore attenzione alle conseguenze legali che si determinano con la trasmissione o la ricezione di un messaggio PEC. Sarà necessario introdurre politiche aziendali relative alla gestione e alla conservazioni dei messaggi di posta certificata, necessità confermata anche dal valore probatorio che la giurisprudenza di merito ha riconosciuto ai messaggi e-mail, ritenuti documenti idonei a fondare il rilascio di decreti ingiuntivi da parte dell'Autorità giudiziaria.
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